En México y los países latinoamericanos se suele coincidir en que la burocracia es sumamente engorrosa, pero, ¿cuál es el significado de burocracia?, ¿Cuál es el origen del término? Como práctica administrativa, se remonta a la Grecia y Roma antiguas, pero el concepto tomó relevancia a inicios del siglo XIX a partir de las aportaciones de Max Weber, quien desarrolló una teoría de la burocracia.
Al conocer un poco sobre este concepto queda claro que la burocracia es inseparable de la administración pública y privada, por lo que es necesario pensar en alternativas que puedan acelerar su ejecución. Por ejemplo, la tecnología brinda amplias posibilidades de formas en las que los trámites burocráticos se pueden llevar a cabo de manera rápida y eficiente.
La burocracia es un sistema de organización que se basa en jerarquías, reglas y procedimientos bien definidos. En otras palabras, es el mecanismo administrativo que permite que gobiernos, empresas y otras instituciones funcionen de manera ordenada. Sin embargo, el término también se asocia con algo menos positivo: los complicados trámites y procesos que a veces parecen interminables. De ahí que la palabra ‘burocracia’ (y también ‘burócrata’) suela evocar la imagen de personas rígidas, poco empáticas, que aplican las normas sin considerar las necesidades de quienes deben cumplirlas.
La etimología de la palabra “burocracia” remite a “bureau”, que en francés significa “oficina”, y “krátos”, “gobierno” en griego. El economista francés Vincent de Gournay fue el primero en utilizar esta palabra en el siglo XVIII para describir un sistema de gobierno basado en normas y reglamentos, más que en relaciones personales o dinámicas de poder.
Sin embargo, el origen del término suele atribuirse a Max Weber, pues él lo desarrolló más ampliamente en su libro Economía y sociedad publicado póstumamente en 1921. Desde una perspectiva positivista, argumentó que la burocracia podría brindar eficiencia y orden a las organizaciones al proporcionar estructura y líneas claras de autoridad.
Para Max Weber, la burocracia es la “dominación del cuadro administrativo” y es el mecanismo mediante el cual ejerce poder el “Estado racional”. No obstante, su propuesta, alineada a los ideales positivistas, era sobre todo mostrar los beneficios que esta forma de sistematizar la administración aporta desde un punto de vista económico.
La burocracia se remonta a sociedades antiguas como Grecia o el vasto Imperio Romano, pues ya se trataba de sociedades complejas regidas por reglas y mandatos organizados en un sistema burocrático. En estas sociedades, algunos ejemplos de burocracia son la gestión de proyectos de obras públicas a gran escala como acueductos o templos, o bien el propósito administrativo de ayudar a los gobiernos a recaudar impuestos de manera eficiente para organizar campañas militares.
Más tarde, en el siglo XVI, los grandes imperios europeos, favorecidos por la naciente imprenta, esparcieron su poderío por el mundo gracias también al aparato administrativo que permitió el despliegue de sus colonias. De igual forma, los Estados nacionales que se gestaron en Europa en los siglos subsecuentes basaron su institucionalidad en la burocracia como forma de ejecutar sus leyes.
Con el tiempo, la burocracia ha llegado a referirse tanto a los sistemas gubernamentales como a las empresas del sector privado con estructuras jerárquicas complejas. Hoy en día, es parte importante de las sociedades y organizaciones modernas, pues se refiere a un sistema de normas y reglamentos que rigen las operaciones del gobierno, las empresas y otras instituciones.
Aunque la burocracia puede verse como un obstáculo para los ciudadanos o las empresas debido a su naturaleza compleja, sigue siendo una de las formas más efectivas para que los gobiernos administren sus recursos y garanticen una operación eficiente.
La burocracia tiene una larga historia en México, con raíces que se remontan a siglos atrás. Los aztecas utilizaron sistemas burocráticos conocidos como “tributos” para administrar sus recursos y mantener el orden dentro del imperio. Después, durante la colonia española se impusieron regulaciones en los territorios del Nuevo Mundo para asegurar la operación eficiente del sector público.
Tras la Independencia, los gobiernos mexicanos continuaron haciendo de la burocracia la base para administrar los recursos y brindar servicios a los ciudadanos. Hacia el Porfiriato, cuando México se consolidó como nación, el aparato burocrático creció. De igual forma pasó durante la posrevolución en los años veinte cuando se fundaron instituciones como la SEP o el PRI, que desplegaron un sistema burocrático que mantuvo a este partido en el poder por más de siete décadas.
Ahora bien, los sistemas burocráticos no se limitan al contexto gubernamental, pues se trata de requerimientos dirigidos a ciudadanos, empresas, escuelas, hospitales, entre muchas otras organizaciones. De igual forma, estas instituciones tienen en su interior su propia burocracia. A fin de cuentas, la burocracia es parte integral de la gobernabilidad en cualquier país o institución.
En un artículo publicado en 2021 por la UNAM, Irvin Arturo Reyes Adan analiza el estado de la burocracia en México y comparte las siguientes cifras:
Lo anterior es lo que en La máquina de la desigualdad, libro coordinado por académicos del CIDE y el Colegio de México, se llama “burocracia de baja confianza”, es decir, el aparato administrativo del que el ciudadano desconfía por no tener la capacidad burocrática para atender sus demandas.
De acuerdo con el estudio Índice de Burocracia en América Latina 2021, las pequeñas empresas en esta región dedican mucho tiempo y esfuerzo en cumplir con la burocracia. Por ejemplo, México Evalúa, centro de análisis de operaciones gubernamentales, muestra que este país es el cuarto en Latinoamérica con mayor carga burocrática para los emprendedores, con un promedio de 492 horas al año, es decir, aproximadamente un tercio del tiempo laboral.
Max Weber llamó “patrimonialismo” a la burocracia que se ejecuta sustentada en una relación de poder en donde la parte sumisa rinde un respeto o devoción más bien personal a la figura de autoridad.
La burocracia sigue siendo una parte importante de los sistemas de gobernanza modernos en todo el mundo, por ello es necesario pensar en alternativas para hacer que los trámites dejen de tener ese halo kafkiano de ser infinitos y engorrosos. Específicamente en México, los trámites burocráticos plantean desafíos tanto para los ciudadanos, las empresas y los funcionarios gubernamentales que deben navegar a través de reglas y regulaciones complejas cuando se trata de asuntos relacionados con el sector público.
Sin embargo, la burocracia ha cambiado para adaptarse a nuevas leyes y procesos más eficientes. Como en tantos ámbitos, la tecnología también llegó a la burocracia dando origen a herramientas digitales que agilizan trámites y hacen más eficiente la gestión administrativa. Ejemplos claros son la firma electrónica, los sistemas de gestión documental, las plataformas de gestión documental para administrar el ciclo de vida de los contratos (Contract Life Management), e incluso soluciones que utilizan inteligencia artificial que permiten automatizar tareas y predecir escenarios.
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