4 Consideraciones para elegir un proveedor de firma electrónica o firma digital

Elegir el proveedor correcto de firma electrónica o firma digital es determinante para la digitalización exitosa de cualquier organización.

A raíz de la situación actual, la implementación de una tecnología de firma digital se vuelve prioridad para cualquier organización. El problema viene cuando el desconocimiento o la falta de comprensión de la información actual en torno a la tecnología de firma afecta tu elección.

Por eso, te compartimos las consideraciones que debes tener en cuenta para elegir un proveedor de firma electrónica o firma digital. De esta forma, podrás cumplir las necesidades y requerimientos de tu empresa.

1. Validez legal de los documentos firmados

Un proveedor de firma electrónica tiene dos opciones para cumplir con la validez legal que prescribe la NOM 151:

1. Ser un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) como SeguriData para validar virtualmente la integridad del documento firmado. Esto se hace mediante la colocación de un sello digital llamado “constancia de conservación de mensajes de datos”.

2. Ser un proveedor de firma electrónica y realizar dicha validación mediante un PSC autorizado por la Secretaría de Economía, tal como CINCEL.

En ambos casos, el documento firmado digitalmente puede ser usado como un recurso probatorio ante cualquier autoridad legalmente reconocida. El artículo 89 bis del Código de Comercio establece que representa los mismos efectos jurídicos que un documento firmado en papel.

No cualquier proveedor cumple con la legalidad, especialmente los proveedores internacionales que además radican fuera de México.

2. Capacidad de elegir cuáles documentos tendrán validez legal y cuáles no

Regularmente, los proveedores de firma electrónica emiten solo documentos que cuentan con constancia de conservación NOM 151. Incluso consideran un costo adicional para emitir esta constancia, sin dar oportunidad a las organizaciones de elegir otras soluciones de firmas.

Por ejemplo, ¿qué sucede con los diplomas, cartas de felicitación, vistos buenos y otros machotes de documentos que no necesitan cumplir con una obligatoriedad legal? Para los casos de documentos informales, la mayoría de las herramientas para firmar PDFs resuelven su firma, pero tienen la limitante de que no otorgan validez legal.

Considerando ambos escenarios, surge la importancia de que el proveedor de firma digital te brinde la opción de escoger tipos de firma según se trate de documentos con validez legal o aquellos que no la requieran.

3. Capacidad de elegir el tipo de firma

En algunas industrias, los acuerdos contractuales digitales formalizados con la e.firma son los únicos que se consideran con validez legal.

Sin embargo, este tipo de firma implica un problema, ya que solo puede obtenerse directamente en el SAT. Por lo tanto, no todos los firmantes cuentan con ella; considerando la accesibilidad y los tipos de documentos que firman, usan en mayor medida la firma digital (autógrafa).

En cualquiera de los casos, contar con el tipo de firma indicado contribuye a agilizar el cierre de cualquier acuerdo.

4. Reputación en directorios y comparadores

Los comparadores y directorios de software son una alternativa justa para calificar de forma neutral los aspectos y funcionalidades relacionados con cualquier solución de firma electrónica o firma digital.

Plataformas como ComparaSoftware y G2 evalúan de manera orgánica los softwares de firma digital mejor catalogados en México y el mundo.

Estas plataformas realizan una investigación y análisis integral del software. Esto implica la evaluación de diferentes aspectos en un determinado rango de tiempo, así como las opiniones de los usuarios.

Facilidad de uso, relación calidad-precio y funcionalidades son de los principales aspectos a considerar en sus evaluaciones.

Un comparativo te permite formarte una opinión mejor fundamentada que se ajuste a tus requerimientos de firma digital.

Si estás buscando una solución de software de firma digital, es importante conocer el funcionamiento de esta tecnología y su legislación para que puedas tomar una decisión informada. Sobre todo, asegúrate que cumpla con tus requerimientos tecnológicos a corto y largo plazo.

Ahora mismo puedes probar el software de firma digital de CINCEL y firmar un documento sin costo dando clic aquí.