5 Nuevos usos de la firma digital y sus múltiples beneficios

El uso más común de la firma digital surge en entornos de negocio y acuerdos que forman parte del ciclo de ventas.

No cabe duda que la firma digital ha tenido una curva de aprendizaje interesante. Hasta hace algunos años, sus usos más frecuentes ocurrían dentro de un entorno propiamente comercial. En un principio, solo las grandes empresas, especialmente los bancos, contaban con los recursos necesarios para adquirir esta tecnología. Buscaban eliminar paulatinamente el papeleo y la burocracia de todas sus operaciones contractuales.

Cumplir con la normativa mexicana NOM 151, sin dejar de lado la trazabilidad, seguridad y resguardo de los contratos firmados digitalmente, fue parte de la propuesta de valor con la cual los proveedores de firma digital empezaron a disputarse el mercado mexicano.

Lo anterior, aunado al confinamiento y a la necesidad de continuar con la actividad comercial, detonó un crecimiento acelerado de la industria de firma digital y ahora han surgido nuevos usos para esta tecnología.

Principales usos de la firma digital en las empresas

La contratación remota de productos y servicios se convirtió en uno de los usos más comunes de la firma digital. En la lista de usos se incluyen los contratos de compraventa, contratos de confidencialidad o NDA, actas de asamblea, acuerdos de inversión, pacto de socios y en general todos los documentos que forman parte del área comercial y operacional.

Actualmente, los grandes corporativos ya implementan este tipo de firma en sus diferentes áreas organizacionales. Las áreas más involucradas son ventas, recursos humanos, compras y jurídico.

Por su parte, las figuras que se suman al ecosistema de innovación son las Pymes y MiPymes.

Cada organización trae consigo nuevas propuestas para maximizar la capacidad de la firma digital. A continuación te compartimos 5 de ellas.

1. Gestión ágil de acuerdos con colaboradores y nuevos talento

Para los profesionales del área de recursos humanos, la organización y gestión individual de los documentos es una actividad que puede significar una inversión de tiempo innecesario si no se cuenta con la herramienta adecuada. De ahí deriva la importancia de implementar un software de firma digital.

Con ayuda de la firma digital, los encargados formalizan fácilmente acuerdos propios del área. Pueden enviar diferentes documentos para firma como contratos individuales de trabajo, recibos de nómina, cartas de confidencialidad, cartas de felicitación, reglamentos de trabajo, constancias laborales y autorizaciones.

A raíz de su uso recurrente, el área de Recursos Humanos ve reflejados los diferentes beneficios de los softwares de firma digital, entre los que destacan:

Respaldo automático de documentos y organización en diferentes carpetas.
Seguimiento del estatus del documento y notificaciones vía mail.
Imagen profesional y formalidad en las solicitudes de firma.

De esta manera, cuando las organizaciones cumplen con los requerimiento del área de manera eficiente, generan una experiencia positiva en la formalización de acuerdos. Esto refuerza el sentido de pertenencia en sus colaboradores.

2. Formalizar acuerdos con proveedores

El equipo de compras usa la firma digital para formalizar acuerdos con proveedores de bienes y servicios. En primera instancia, la usa para contribuir con la disminución de los tiempos de entrega pactados, aunque también para mejorar la experiencia del servicio de venta y post venta. Entre los beneficios que brinda están:

Rapidez en las negociaciones del contrato y posteriores aprobaciones, tanto de parte de los proveedores como internamente en los departamentos de compra, legal, o incluso, si se requiere, de parte de la gerencia.
Promueve la eficiencia en el trabajo con la eliminación de actividades.
Fomento de la colaboración y redes de contacto estables.

3. Registro de asistencia a juntas de consejo y otros eventos en línea

Para el control de asistencia a eventos presenciales, el asistente coloca su nombre en una lista y firma con su puño y letra. Sin embargo, ¿cómo se puede hacer ahora que muchos eventos se digitalizaron?

En este caso, durante la reunión el usuario maestro de la plataforma puede enviar la lista de asistencia y los asistentes firman el documento en ese momento desde su smartphone o PC, sin descargar ninguna aplicación.

Entre los beneficios que encontramos en este uso están:

Aceptación formal de la asistencia a la reunión.
Evita la falsificación del registro.
Transmite profesionalismo a la coordinación de tus eventos.

*El software que elijas debería brindarte la opción de firmantes ilimitados sin costo.

4. Confirmar envíos de paquetes

Al recibir o realizar envíos, los acuses de recibo suelen ser olvidados, extraviados o acumulados, pero no tiene por qué ser así. El proceso de enviar y recibir un paquete puede ir acompañado del resguardo de su respectivo acuse de recibo.

La firma digital lleva consigo la validez legal que le otorga la NOM 151. Sin embargo, existen otras alternativas como la firma digital ilimitada que permite firmar documentos de carácter interno o informal.

Una vez que el documento se encuentre firmado, puede canalizarse digital y automáticamente en una carpeta de drive. Si tal es el caso, considera que tu proveedor de firma debe contar con una integración que te permita automatizar estas acciones que se relacionan con el proceso de firma. Entre los beneficios que encontramos en este uso de la firma digital están:

Trazabilidad y orden en los acuses firmados.
Optimización en la gestión de documentos.

5. Control interno y visto bueno

La firma digital ilimitada es el método que corresponde para las autorizaciones, anexos o cualquier otro documento de control interno. Este tipo de firma, al igual que la firma digital, permite formalizar operaciones de una manera fácil, sin funcionalidades ni pasos innecesarios.

El diferencial clave está en la posibilidad de firmar ilimitadamente documentos. De esta forma, las organizaciones pueden aprovechar la capacidad del software de firma digital. Ahora mismo podrías firmar digitalmente tu primer documento sin costo en este link.

CINCEL brinda el beneficio de firmantes ilimitados sin costo extra para que tus documentos tengan la cantidad de firmas que necesites. Además, cuenta con conexión a través de Zapier para que cualquier persona sin conocimientos técnicos pueda automatizar tareas con diferentes servicios web como Drive, Adobe, Dropbox o Slack. Conoce más.