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Firma digital o e firma: ¿Cuál es el mejor tipo de firma para mi negocio? 

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¿Descubriste las ventajas de la digitalización de la firma en papel, y ahora buscas elegir el tipo de firma más conveniente para ti o para tu negocio?

Era de esperarse que el 80% de las empresas a nivel mundial, adelantaran su transformación digital y que el 30% de estas empresas, considere que incluso se fueron “años” adelante, según el informe CEO Outlook 2020: Covid-19 de la consultora KPMGEs

Ahora más que nunca, la tecnología de firma digital y e firma puede convertirse en la primera vía de digitalización para muchas pymes, siempre que sepan detectar oportunamente y a tiempo, sus necesidades. 

Por su parte, las consultorías, despachos legales, escuelas y organizaciones sin fines de lucro, son de las principales figuras que con la presión en tiempos de incertidumbre están buscando también, como digitalizar sus procesos contractuales y a su vez elegir el mejor tipo de firma para su negocio. 

Pensando en esto, realizamos un listado con los 5 aspectos clave que deben considerar.

Anatomía de la firma digital y e firma

Debido a la cantidad de términos con los que se le conoce a estos dos tipos de firma, te recordamos cómo se compone cada una:

Firma Digital
(firma electrónica simple o firma autógrafa digital)

  • Autógrafo sobre medios electrónicos.
  • Móvil, PC, o tableta.

e.firma
(firma electrónica avanzada)

  • conjunto de datos y caracteres
  • archivo .cer
  • archivo .key 
  • contraseña

Firmas de manera autógrafa sobre un dispositivo móvil.

Es un archivo digital, teniendo este archivo y la contraseña podrías firmar.

Ambos tipos de firma tienen la capacidad de permitir el cierre de acuerdos contractuales a distancia, pero una puede resultar más funcional que otra, dependiendo de las necesidades y requerimientos de cada negocio.

Tipos de documentos/contratos que tu organización firma con más frecuencia

La e firma se considera para documentos y contratos que involucran trámites fiscales, contables y legales, aunque también puede usarse para firmar muchos otros documentos digitales, según los artículos 17-D y 17-F del Código Fiscal de la Federación.

Por otro lado, el caso de uso más común de la firma digital, es en procesos documentales administrativos y contratos celebrados por operaciones comerciales

Documentos y contratos

Firma digital

  • Confidencialidad o NDA.
  • Autorizaciones de buró.
  • Contratos con proveedores.
  • Contrato de prestación de servicios.
  • Laborales. 
  • Autorizaciones y anexos.
  • Lista de asistencia. 
  • Acuses.
  • Recibos de nómina.
  • Contrato de trabajo.
  • Anexos.
  • Finiquitos.
  • Liquidaciones.
  • Actas administrativas.
  • Certificados y diplomas.

e.firma

  • Constitución de sociedad (SAS).
  • Modificación de sociedad.
  • Compraventa de bienes raíces (promesa).
  • Actas de directorio. 
  • Actas de accionistas.
  • Diagnóstico Fiscal.
  • Cierre fiscal y anual.
  • Regularización fiscal.
  • Fideicomisos.
  • Contratos con organismos de la administración del estado.

Ambas firmas

  • Mandatos especiales.
  • Facturación y seguimiento. 
  • Contratos y subcontratos de obra.
  • Convenios.
  • Contrato de suministro.
  • Contrato de compraventa de bienes muebles. 
  • Contrato de distribución. 
  • Contrato de arrendamiento de bienes muebles .
  • Contrato de comodato. 
  • Anexos de los anteriores contratos, entre otros contratos comerciales.

 

Es importante centralizar todos los contratos y documentos firmados con cualquier tipo de firma mediante un software de firma digital, ya que esto te permitirá evitar sumar pasos a tus procesos. De esta manera, los usuarios pueden llevar el registro y control del estatus de todos los documentos.  

Industria, área de implementación y perfil profesional de tus firmantes

No olvides el entorno de gestión del software de firma digital que implementarás, el perfil de los usuarios que la van a gestionar y de los que van a firmar. 

Considera tanto el giro, como área de tu organización, así como el flujo de procesos relacionados con los acuerdos contractuales y documentales. Estos son aspectos clave, a la hora de elegir entre la firma digital o e firma, ya que dependiendo de en qué segmento te encuentres, obtendrás determinados beneficios. 

Aquí tienes un esquema con la frecuencia de uso de cada tipo de firma según su industria y área:

Frecuencia de uso

Firma digital

Empresas de TI, asociaciones, pymes, recursos humanos y outsourcing. 

Principalmente en contrataciones y procesos contractuales de las organizaciones: área administrativa, recursos humanos, ventas, operaciones y control de calidad.

e.firma
a nombre de persona moral

Construcción, bienes raíces, real state, y distribuidores.

Organizaciones que firman con dependencias del gobierno.

Principalmente en los procesos de las organizaciones en el área de finanzas, legal y contable.

e.firma
a nombre de persona física

Uso frecuente en despachos de abogados, y despachos contables, jurídicos, corredurías, notarías y consultorías fiscales.

Usada por profesionales independientes que ofrecen servicios freelance.

Tipo de firma que más frecuentan tus firmantes

Tus firmantes pueden ser, principalmente clientes, proveedores, colaboradores de tu organización o personas físicas con actividad empresarial. Cada uno desde su perspectiva y experiencia puede tener preferencias por firmar con alguno de estos dos tipos de firma, o bien solo puede tener posibilidad de firmar con alguno. 

Imagina que envías vía mail, la solicitud de firma de un contrato de suministro. Tu firmante accede al documento, pero solo tiene la opción de firmar con la e firma. En caso de que la tenga, no tienes nada de que preocuparte pero…

¿Qué sucede si tus firmantes no tienen la e firma?

En 2020, el número de usuarios de firma electrónica avanzada en la modalidad de e.firma, haciende a 15 millones, sucede que en 2020 éramos 127 millones, esto nos indica que aproximadamente 112 millones de adultos no cuentan aún con la e firma, considerando el año pasado.

Por razones como estas, la firma digital es una opción valida, considerando que sino cuentas con ella inicialmente, podrías firmar con la firma digital. 

La firma digital y la e firma electrónica son valiosas por igual

Como podrás percatarte, ambas son igual de importantes, la diferencia radica en el uso recurrente que le quieras dar y sobre todo en la industria, sector o área de la que forma parte tu organización, así como el perfil de tus firmantes y tipos de contratos que firman. 

Finalmente, es importante destacar que en los próximos años, el ecosistema de procesos contractuales digitales, desde sus respectivos entornos, seguirá siendo liderado por la firma digital y la e firma, así que la decisión más inteligente en este sentido, es adaptarnos al cambio.

Si tienes dudas acerca de cuál es el mejor tipo de firma para tu negocio, ponte en contacto con nosotros.