Firma digital o e firma: ¿Cuál es el mejor tipo de firma para mi negocio?

Descubre las ventajas de la digitalización de la firma en papel y elige el tipo de firma más conveniente para ti o tu negocio.

80% de las empresas a nivel mundial adelantaron su transformación digital y el 30% considera que incluso se fueron “años” adelante, según el informe CEO Outlook 2020: Covid-19 de la consultora KPMG.

La tecnología de firma digital y e.firma puede convertirse en la primera vía de digitalización para muchas pymes, siempre que sepan detectar sus necesidades oportunamente.

Por su parte, las consultorías, despachos legales, escuelas y organizaciones sin fines de lucro son de las principales figuras que con la presión en tiempos de incertidumbre están buscando también digitalizar sus procesos contractuales y a su vez elegir el mejor tipo de firma para su negocio.

Pensando en esto, realizamos un listado con los 5 aspectos clave que se deben considerar.

Anatomía de la firma digital y e.firma

Debido a la cantidad de términos con los que se le conoce a estos dos tipos de firma, te recordamos cómo se compone cada una:

Firma digital

(firma electrónica simple o firma autógrafa digital)

Autógrafo sobre medios electrónicos
Móvil, PC, o tablet

e.firma

(modalidad de la firma electrónica avanzada)

Conjunto de datos y caracteres
Archivo .cer
Archivo .key
Contraseña

Firmas de manera autógrafa sobre un dispositivo móvil.

Firmas con tus archivos y la contraseña, mediante un dispositivo móvil.

Ambos tipos de firma permiten el cierre de acuerdos contractuales a distancia, pero una puede resultar más funcional que otra. Esto debe tomarse en cuenta a la par de las necesidades y requerimientos de cada negocio.

Tipos de documentos/contratos firmados más frecuentemente en tu organización

La e.firma se emplea para firmar documentos y contratos que involucran trámites fiscales, contables y legales, aunque también puede usarse para firmar muchos otros documentos digitales, según los artículos 17-D y 17-F del Código Fiscal de la Federación.

Por su parte, el caso de uso más común de la firma digital es en procesos documentales administrativos y contratos celebrados por operaciones comerciales.

Documentos y contratos

Firma digital

Confidencialidad o NDA
Autorizaciones de buró
Contratos con proveedores
Contrato de prestación de servicios
Laborales
Autorizaciones y anexos
Lista de asistencia
Acuses
Recibos de nómina
Contrato de trabajo
Anexos
Finiquitos
Liquidaciones
Actas administrativas
Certificados y diplomas

e.firma

Constitución de sociedad (SAS)
Modificación de sociedad
Compraventa de bienes raíces (promesa)
Actas de directorio
Actas de accionistas
Diagnóstico Fiscal
Cierre fiscal y anual
Regularización Fiscal
Fideicomisos
Contratos con organismos de la administración del estado

Ambas firmas

Recibos de nómina
Mandatos especiales
Facturación y seguimiento
Contratos y subcontratos de obra
Convenios
Contrato de suministro
Contrato de compraventa de bienes muebles
Contrato de distribución
Contrato de arrendamiento de bienes muebles
Contrato de comodato
Anexos de los anteriores contratos, entre otros contratos comerciales

Es importante centralizar todos los contratos y documentos firmados con cualquier tipo de firma mediante un software de firma digital, pues esto simplifica procesos. De esta manera, los usuarios pueden llevar el registro y control del estatus de todos los documentos.

Industria, área de implementación y perfil profesional de tus firmantes

No olvides el entorno de gestión del software de firma digital que implementes, el perfil de los usuarios firmantes y los que gestionan.

Considera el giro y área de tu organización, así como el flujo de procesos relacionados con los acuerdos contractuales y documentales. Estos son aspectos clave a la hora de elegir entre la firma digital o e.firma, ya que dependiendo de tu segmento, puedes obtener determinados beneficios.

Aquí tienes un esquema con la frecuencia de uso de cada tipo de firma según su industria y área:

Frecuencia de uso

Firma digital

Empresas de TI, asociaciones, pymes, recursos humanos y outsourcing.

Principalmente en contrataciones y procesos contractuales de las organizaciones: área administrativa, recursos humanos, ventas, operaciones y control de calidad.

e.firma

a nombre de persona moral

Construcción, bienes raíces, real state y distribuidores.

Organizaciones que firman con dependencias de gobierno.

Principalmente en los procesos de en el área de finanzas, legal y contable.

e.firma

a nombre de persona física

Uso frecuente en despachos de abogados y despachos contables, jurídicos, corredurías, notarías y consultorías fiscales.

Usada por profesionales independientes que ofrecen servicios freelance.

Tipo de firma que más frecuentan tus firmantes

Tus firmantes pueden ser principalmente clientes, proveedores, colaboradores de tu organización o personas físicas con actividad empresarial. Desde su perspectiva y experiencia, cada uno puede tener preferencias por firmar con alguno de estos dos tipos de firma, aunque quizá solo pueda tener posibilidad de firmar con alguno.

Imagina que envías vía email la solicitud de firma de un contrato de suministro. El firmante accede al documento, pero solo tiene la opción de firmar con la e.firma. En caso de que la tenga, no tienes nada de que preocuparte pero…

¿Qué sucede si tus firmantes no tienen la e.firma?

En 2020, hubo 15 millones de usuarios de firma electrónica avanzada en la modalidad de e.firma. Si en ese año la población ascendía a 127 millones, entonces aproximadamente 112 millones de adultos no contaban aún con la e firma.

Por razones como estas, la firma digital también es una opción válida.

La firma digital y la e.firma electrónica son valiosas por igual

Tanto la firma digital como la e.firma son importantes, pero su diferencia radica en el uso recurrente que le quieras dar. Asimismo, su uso depende de la industria, sector o área de la que forme parte tu organización, así como el perfil de tus firmantes y tipos de contratos que se firmen.

En los próximos años, el ecosistema de procesos contractuales digitales seguirá siendo liderado por la firma digital y la e.firma, así que la decisión más inteligente en este sentido, es adaptarnos al cambio.

Si tienes dudas acerca del mejor tipo de firma para tu negocio, ponte en contacto con nosotros.