Los negocios sin papel son posibles con la firma digital

Conoce más sobre la alternativa de firma digital, pues la digitalización nos está alcanzando y podrían ser los últimos días de los contratos en papel.

Firmar un contrato en papel es un momento único al que culturalmente damos una especial importancia. Significa un acuerdo de voluntad ya sea para abrir una cuenta bancaria, aceptar un pagaré, comprar una vivienda o consumar un matrimonio. Firmar un contratos es una forma de pactar acuerdos personales y de negocios desde hace siglos. Muchas veces la firma de un contrato se da como todo un ritual con vestimenta formal y celebraciones.

En todo caso, seguimos usando papel debido a una cultura arraigada a lo tangible y basada en la reminiscencia del pasado. Nada de esto es malo, es casi romántico aferrarse así al pasado. Sin embargo, actualmente es necesario considerar la sustentabilidad en el medio ambiente, la necesidad de mayor agilidad en los negocios y seguridad en los acuerdos. Además, una razón poderosa para decidirse por eliminar el papel es que se gana libertad.

Aunque sintamos la seguridad de tener el papel guardado en el cajón, hemos perdido grandes recursos que nos hubieran permitido generar aún más riqueza o tener tiempo para realizar alguna otra actividad.

Pensemos en todos los contratos en papel que tenemos en la casa y oficina que pudieran ser digitales. Detengámonos en los costos de impresión y envío de papel que hemos tenido que hacer para cerrar algún acuerdo; o en el tiempo perdido por esperar un contrato con días de retraso.

¿Y si firmaras todos tus contratos digitalmente? ¿Cómo serían los negocios en México sin contratos en papel y lo hiciéramos de forma digital?

Suena casi a ficción, pero no es así, pues de hecho la digitalización está más presente que nunca. Actualmente, más del 99% del correo en el mundo es electrónico, en tanto que el 95% de las reuniones de trabajo son por medios digitales.

Eliminar el papel en los contratos y acuerdos trae muchas ventajas. En el tema de seguridad, por ejemplo, el contrato digital se manda como mensaje de datos de forma encriptada. Esto garantiza que el documento enviado solo puede verlo quien tenga la autenticidad de recibirlo como firmante.

Además, en caso de robo o alguna catástrofe como un incendio o daño en el equipo de cómputo en casa u oficina, todo estaría respaldado en la nube. Es decir, la disponibilidad de los documentos sería inmediata, lo cual elimina costos de almacenamiento físico y envío de documentos.

Por otra parte, la trazabilidad e integridad de un contrato es posible, pues se puede visualizar en tiempo real quién ha firmado el documento o si hay algún comentario sobre alguna cláusula. Esto brinda mayor control durante el proceso de la gestión de acuerdos y acelera oportunidades de negocio.

Además, en México los contratos digitales tienen certeza jurídica y validez legal. Gracias a iniciativas de reforma durante varios sexenios, existe un marco legal robusto que da certeza jurídica a un mensaje de datos que sea sellado por un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía.

Esto es un proceso similar al de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) por la SAT, los cuales timbran los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDIs); estos resultan en archivos PDF y XML timbrados y almacenados por 10 años.

De manera similar, en los contratos digitales un PSC sella el contrato y añade estampados de tiempo de cada firma (autógrafa o e.firma de la SAT), así como los metadatos del contrato. El PSC entrega entonces un PDF sellado y un archivo .ASN1 con sus metadatos, con lo cual convierte cada documento certificado en un expediente atribuible a juicios.

El gran reto de la industria de la firma digital en México es la educación y la usabilidad

La transformación digital es un catalizador en la eliminación del papel en procesos burocráticos y se convertirá en un factor importante de la digitalización en México y Latinoamérica. Por ello, los proveedores de software de firma digital deben enfocarse en educar a las personas, ofrecer más casos de uso cotidiano y mejorar la experiencia de usuario para que sea fácil e intuitiva.

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