¿Cómo se acredita la firma digital en mi negocio?

El auge de la firma digital es una realidad en Latinoamérica, pues millones de negocios alrededor del mundo están implementando este sistema para firmar documentos digitales.

Aún son muchas las personas y líderes empresariales que desconfían del sistema de firma digital. Para terminar con las dudas respecto a este proceso, en este artículo describiremos qué es y cómo se acredita la firma digital, la cual es incluso más segura que la firma en papel.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un mecanismo criptográfico tecnológico que permite autenticar documentos digitales; esto les da carácter legal dentro de la legislación de un estado o región. Se basa en operaciones matemáticas y algoritmos que la hacen segura y confiable.

En cada país la legislación de la firma digital puede variar, pero su estructura fundamental está basada en tres características básicas.

Accesibilidad: el documento debe estar disponible para cualquier consulta posterior de autoridades, auditores, emisor, etc.

Integridad: mediante la firma digital, el documento certifica que ha permanecido inalterado y no fue modificado desde su firma.

Atribución: una vez firmado el documento en las condiciones correctas, el firmante no puede decir que él no lo firmó; no podrá negar o repudiar esa firma.

Los softwares de firma digital son herramientas digitales desarrolladas para cumplir con estas funciones. Ofrecen la posibilidad de integrar fácilmente la firma digital en cualquier solución de nube mediante interfaces de programación de aplicaciones. Estas se conocen por sus siglas en ingles, API, Application Programming Interface.

¿Qué herramientas necesito para integrar la firma digital?

La implementación de sistemas de firma digital “permitió aumentar la satisfacción del cliente, y de los empleados. Ahorrando tiempo, recursos y dinero”, según demostró una encuesta internacional a más de 450 empresas de América, Europa y Asia.

Un software de firma digital debe asegurar que las firmas digitales cumplan con los requisitos necesarios para ser accesibles, innegables e íntegras. Actualmente en Latinoamérica, destaca el software de firma digital CINCEL, el cual ha obtenido reseñas positivas en el sitio de búsqueda y comparación ComparaSoftware.

Entre otras funciones, CINCEL permite:

Agilizar la contratación remota de productos y servicios.
Brindar seguridad y trazabilidad al proceso de firma.
Almacenar y organizar tus documentos.
Conocer el estatus de tus solicitudes de firma.
Eliminar los costos y tiempos que implica la firma en papel.
Contribuir al proceso de digitalización total de tu organización.
Notarizar con blockchain como un blindaje adicional.

Los beneficios de la firma digital son amplios, pero aún hay muchas empresas en Latinoamérica que no han adoptado esta solución por desconfianza e inseguridad. Esto suele suceder por desconocimiento del sistema que le da seguridad a la firma, así que vamos a esclarecer esta confusión.

A continuación, conoceremos cómo se integra la firma digital para darle confianza a aquellos emprendedores y líderes empresariales que aún tengan dudas.

¿Cómo atribuir la firma digital al firmante?

Las firmas de documentos en papel son casi siempre trámites complejos y burocráticos. Esto implica altos costos de gestión y riesgo de que el documento pueda ser alterado o modificado. Diferentes empresas vinculadas a la legislación como firmas de abogados, inmobiliarias, financieras y entidades públicas, están comenzando a implementar la firma digital. Han logrado así agilizar procesos, ahorrar tiempo y dinero, además de brindar mayor satisfacción a sus clientes.

Ahora bien, antes de implementar la firma digital, para muchas compañías es necesario responder a una pregunta fundamental: ¿Cómo me aseguro que el firmante es quien dice ser en la firma de un contrato digital?

Un software de firma digital debe contar con elementos de seguridad que den confiabilidad a la firma. Entre ellos encontramos el registro de la velocidad y profundidad de cada trazo, así como geolocalización del dispositivo desde el cual se firma. Estos elementos se adhieren a la metadata del contrato digital y serán características consideradas en caso de haber un peritaje en algún juicio.

Un software de firma digital también puede brindarte la opción de agregar un elemento extra de seguridad. Por ejemplo, la verificación de identidad del firmante mediante prueba de vida y biometría facial.

El “hash” dentro de la firma digital

Cada documento digital cuenta con un resumen único que lo identifica de manera similar a una huella digital. Este resumen o hash se obtiene al aplicar una fórmula matemática llamada “función unidireccional de resumen”; a su vez, resulta en una combinación de números y letras minúsculas de la “a” a la “f”. Un ejemplo de hash podría ser:

165d5f1615a80bf0e106df3954c5a73439f659cf02d6c2eb760c21076fb17043.

Este hash será siempre el mismo al aplicar la función matemática sobre el documento. Por lo tanto, si la fórmula arroja un hash diferente al original, significa que el documento ha sido alterado.

Proceso de firma digital

Cuando se acredita la firma a través de un software de firma digital como CINCEL, el sistema sigue los siguientes pasos:

Crea: el usuario creador del documento sube y configura el documento a firmar.

Comparte: agrega a los firmantes y envía la solicitud de firma.

Firma: los firmantes reciben la solicitud vía correo electrónico y cada uno realiza su firma con firma autógrafa o firma avanzada, si así lo solicita el creador del documento.

Conclusiones

El proceso de firma digital es estadísticamente imposible de vulnerar siempre y cuando el proveedor del servicio sea confiable.

Para comenzar a aplicarlo en tu negocio acude a un proveedor certificado y de confianza. Asegúrate que tenga las propiedades necesarias para cumplir un esquema de firma. No olvides que debe cumplir con las reglamentaciones dispuestas por el marco legal de tu país o región.

CINCEL, software de firma digital, realiza este proceso de forma sencilla, segura y rápida. Cumple con estándares de seguridad y ha sido elegida por más de 100 mil usuarios. Puedes probar sus principales funciones con un plan gratuito y comenzar a firmar documentos al instante.

Te invitamos a leer el artículo completo aquí.